Секреты тайм менеджмента, как правильно организовать свою работу!

Это не мои обязанности!

Так и ответе своему начальнику.  С самого начала работы в деталях изучите свои обязанности и не позволяйте начальнику сделать из вас рабочую лошадку. Конечно, если вы хотите показать свою лояльность, то дерзайте. В большинстве случаев в трудовом договоре работодатели в конце добавляют такой пункт: «Выполнять прочие поручения начальника». Очень хитро, но с самого начала работы необходимо предельно точно все выяснить, иначе под этот пункт могут приписать любую работу.

Я сказал Нет!

Умейте говорить «Нет». Этот секрет тайм менеджмента кажется довольно простым, но в то же время он его почему-то все с трудом выполняют, в основном потому, что люди стараются угодить боссу и боятся, что после отказа их начнут ненавидеть. Не позволяйте себе делать чужую работу. Конечно же, бываю разные случае, например, когда ваш коллега попал в аварию и необходимо срочно доделать его отчет, и только вы знаете как. В том случае не можно, а нужно помочь.

Для чего нужна работа?

Работа – это конечно хорошо, но не стоит забывать ее главную цель. Для вас она заключается в том, чтобы вам приносить деньги. Жить ради работы – это глупо, это тоже самое, что жить ради обогащения других людей.

Порядок на рабочем столе.

Многие специально создают беспорядок, чтобы показать, что они хоть что-то делают. Это уже диагноз, но, к сожалению,  таких людей очень много. Порядок необходим, чтобы вы сразу нашли то что вам нужно и не рылись по три часа. Если вам необходимо работать с большим количеством папок, то пронумеруйте их, чтобы не было так, что только вы знаете, где что лежит, иначе только вас и будут просить найти нужный документ в куче макулатуры.

План и факт.

Пожалуй, это главный секрет тайм менеджмента. Каждый день, начиная рабочий день необходимо себе отметить, что надо сделать, периоды во времени, хотя бы приблизительные, и в конце рабочего дня, то, на сколько план был выполнен. Таким образом, вы наглядно видите всю вашу работу, это всегда приводит к экономии времени.

Делегирование полномочий.

Этим приемом надо уметь пользоваться. Есть две ошибки руководителей: либо они делают все за своих сотрудников, либо они ничего не делают вообще. Следует помнить, что задача руководителя руководить. Ситуация, когда руководитель пашет вместо свои рабочих появляется тогда, когда он еще совсем недавно был рабочей лошадкой и тут его повысили, он просто не может отвыкнуть от того, что ему надо заставлять работать других, а не себя. Так или иначе, чем больше рабочих лошадок будет у вас в подчинении, тем лучше. Но помните делегирование полномочий – это не делегирование ответственности, отвечать все равно придется вам.

Много работы, так много, что лучше и не начинать.

Если работы уж очень много, то необходимо просто сделать план и по разбить работу на сегменты. Дальше необходимо следовать плану. Не советую все время оставлять все на потом, потому что если провалите сроки, то вам влетит, могут премию не выплатить, как минимум влетит начальнику, а он в конце месяца вам это припомнит.

Телефонные звонки, ка мухи.

Много раз встречал, когда в книгах по тайм менеджменту советуют не отвечать на звонки, это в корне неверно. Если вам постоянно звонят, отвечать надо на все звонки, потому что они могу быть очень важными. Даже если это незнакомый номер. Но говорить надо четко, быстро и по существу, если вам начинают лить воду, то сразу перебейте того человека, с кем вы разговариваете, и скажите что-то типа этого: «У меня нет времени, давай ближе к делу».

Покурить, попить чай, поговорить.

Если вы курите, то курите один, потому что как начнете разговаривать, то это на час. Когда я работал офисным планктоном, я следил за людьми и записывал время перерывов и перекуров. Итого они составили полтора-два часа. Это не считая обеда. Невообразимо, правда.